Auf diesen Seiten wollen wir über den Wechsel des Arztpraxissystem informieren. Vieles lässt sich auch auf andere Umstellungsscenarien übertragen, die hier dargestellten Informationen entstammen jedoch unseren Erfahrungen bei Umstellungen zu DURIA in den letzten zehn Jahren.
Gründe für die Umstellung
Schon einer der Gründe, die unseren Kunden genannt haben, ist ausreichend, um einen Wechsel durchzuführen.
Anwendungssicherheit
Aufgrund der Konzentration vieler Arztpraxissysteme zu wenigen Unternehmen
wird versucht, einige Systeme zugunsten anderer, abzukündigen. Nicht immer halten sich die
abgekündigten lange, sodass der Anwender zu einem Wechsel gezwungen wird.
Stabilität und Geschwindigkeit
Mit den Jahren der Anwendung wird nicht nur die Anzahl der Patienten in der
Datenbank größer, sondern auch die Karteikarten der chronisch krnaken Patienten. Viele der
ein eingesetzten Datenbanksysteme sind für diese Datenmengen nicht vorgesehen oder das
Datenvolumen wurde bei der Programmierung nicht berücksichtigt.
Fehlende Betreuung
Jedes Arztpraxissystem wird zentral entwickelt. Die Kosten hierfür
sowie der Unternehmensgewinn werden durch Neukunden, Werbung durch Pharmaindustrie und den
monatlichen Beiträgen der Anwender finanziert. Die Hotline und auch die Vorrortbetreuung
sind kostenintensiv, deren Qualität fällt jedoch nicht allen Anwendern sofort auf.
Eine fehlende Betreuung sollte der Anwender durch Hinzuziehen eines EDV Partners versuchen
auszugleichen. Hier hilft die Frage beim eigenen Softwarehaus oder die Suche nach einem
freiberuflichen medizinischen Informatiker.
Kosten
Jedes Arztpraxissystem ist modular aufgebaut, ein kommerzielles Systemhaus kann sich der
Verlockung der Berechnung jedes Moduls nur schwer entziehen. Nicht nur Module, auch die Anbindung
einzelner Geräte kann zu monatlichen Kosten führen. Hier kann ausgelotet werden, wie hoch
die monatlichen Kosten sein können, bevor der Anwender an einen Wechsel denkt.
Fehlende Funktionalität
In der Regel erfüllen alle Systeme die Anforderungen zur
Verwaltung einer Arztpraxis. Bei Beratungen in der umstellungsinteressierten Praxis informiere ich
über Alleinstellungsmerkmale. Diese ändern sich kontinuierlich, sodass sie hier nicht
aufgezält werden können.
Ablauf der Umstellung
Im Laufe der Zeit haben hat sich der nachfolgend beschriebene Ablauf bei uns etabliert. Natürlich können andere Softwarebetreuuer von diesem abweichen.
Vorführung und Praxisbesichtigung
Der erste Schritt ist das persönliche Gespräch, sodass unser
potentielle Kunde uns und wir ihn und die Praxis kennen lernen.
Probeumstellung
Diese ist notwendig, um das Ausmaß der Umstellung kennzulernen und aufzuzeigen,
wie die Praxisdaten im neuen System aussehen. Spezielle Fragen und Anforderungen müssen im
Rahmen der Probekonvertierung geklärt werden.
In diesem Datenbestand ist zu erkennen, dass sowohl die Privat- wie auch die BGliquidation vor
der Umstellung abgeschlossen sein muss.
Umstellung
Die Umstellung führen wir im laufenden Quartal durch. Die Korrektheit der
übernommenen Kassenleistungen kann mit dem Vergleich der Ziffernstatistik im alten und
neuen System kontrolliert werden. Sofern möglich läuft die Umstellung an einem Nachmittag, parallel
zur ersten Schulung. Am Umstelltag muss die Praxis am Nachmittag geschlossen bleiben. Schon der
Tag ist das DURIA System funktionsfähig.
Vorortbetreuung
Am erste Arbeitstag ist ein/e Applikationsspezialist/in in der Praxis und
kümmert sich um den reibungslosen Einsatz des neuen Systems. Fragen werden direkt beantwortet und
Auffälligkeiten sofort beseitigt. Bei großen Augenarztpraxen steht ein Servicetechniker in der
Praxis zur Verfügung.
Nachbetreuung
Das erste Quartal ist das mit den meisten Fragen und Wünschen. Im Rahmen unserer
intensiven Nachbetreuung unterstützen wir telefonisch und persönlich. Die erste Kassen- und
Privatabrechnung wird von uns auf jeden Fall begleitet. Wenn nötig, wird auch eine weitere
Abrechnung von uns betreut.
Betreuung
Darüberhinaus haben wir weitere Betreuungskonzepte entwickelt um einen reibungslosen
Betrieb des Arztpraxissystems zu gewährleisten.
Fragen zur Umstellung
Immer wieder vernehmen wir Horrornachrichten rund um eine Systemumstellung, die wir so nicht stehen lassen können.
Die komplette Hardware muss neu angeschafft werden.
Nein, im Rahmen der Praxisbesichtigung klären
wir das bereits ab. Natürlich sollte bedacht werden, dass die Ausfallhäufigkeit mit dem
Alter der Hardware steigt.
Der Hardwarelieferant ist nicht frei wählbar.
Nein, wir sind primär Dienstleister, wir
teilen Ihnen die Anforderungen für einen sicheren Betrieb mit und kümmern uns nur um
die Bereiche, die gewünscht werden. Beachtet werden muss jedoch, dass Sie vorab die
Kostenübernahme im Garantiefalle für die Neuinstallation und Leihstellung eines
Ersatzgerätes klären.
Es müssen mehrere Tage nacherfasst werden.
Nein, uns ist kein Grund bekannt, warum dies im
Rahmen der Umstellung notwendig sein sollte.
Ein Parallelbetrieb ist für mehrere Tage notwendig.
Nein, die Praxis hat einen halben oder
ganzen Tag geschlossen. Diese Zeit wird auch für die Schulung benötigt.
Erstellt von Andreas Schnepf, im August 2009
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